Cara Kirim Pesan Otomatis di WA Business agar Lebih Responsif
WA Business atau WhatsApp Business menyediakan fitur pesan otomatis yang membantu bisnis merespons pelanggan lebih cepat. Fitur ini sangat berguna untuk pemilik toko online, UMKM, jasa layanan, restoran, salon, hingga bisnis rumahan yang sering menerima pertanyaan lewat WhatsApp.
Dengan pesan otomatis, pelanggan tetap mendapatkan respons awal meskipun admin sedang sibuk atau sedang berada di luar jam kerja.
Fitur Pesan Otomatis di WA Business
Ada tiga fitur utama yang bisa digunakan agar komunikasi dengan pelanggan lebih rapi dan cepat.
Pesan Salam
Pesan salam akan dikirim otomatis saat pelanggan baru menghubungi bisnis Anda. Fitur ini cocok untuk menyambut pelanggan dan memberi arahan awal.
Contoh pesan:
“Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Silakan tuliskan kebutuhan Anda, admin akan segera membantu.”
Pesan di Luar Jam Kerja
Fitur ini mengirim balasan otomatis saat pelanggan menghubungi di luar jam operasional. Dengan begitu, pelanggan tahu kapan pesan mereka akan dibalas.
Contoh pesan:
“Halo, saat ini admin sedang offline. Kami akan membalas pesan Anda pada jam kerja pukul 09.00-17.00 WIB.”
Balasan Cepat
Balasan cepat adalah template jawaban yang bisa dipakai untuk menjawab pertanyaan yang sering muncul, seperti harga, alamat, cara order, ongkir, atau jam operasional.
Informasi resmi mengenai fitur ini dapat dilihat di halaman Fitur Aplikasi WhatsApp Business.
Cara Mengaktifkan Pesan Salam di WA Business
Berikut langkah mengaktifkan pesan salam:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Ketuk ikon tiga titik di kanan atas.
- Pilih Fitur bisnis.
- Pilih Pesan salam.
- Aktifkan Kirim pesan salam.
- Tulis pesan sambutan yang ingin dikirim.
- Pilih penerima pesan.
- Ketuk Simpan.
Pastikan pesan salam singkat, sopan, dan langsung memberi tahu pelanggan apa yang perlu dilakukan.
Cara Mengaktifkan Pesan di Luar Jam Kerja
Untuk membuat balasan otomatis saat bisnis sedang tutup, ikuti langkah berikut:
- Buka WhatsApp Business.
- Masuk ke Fitur bisnis.
- Pilih Pesan di luar jam kerja.
- Aktifkan fitur tersebut.
- Tulis isi pesan otomatis.
- Atur jadwal pengiriman, misalnya selalu kirim atau di luar jam kerja.
- Pilih penerima pesan.
- Simpan pengaturan.
Agar fitur ini berjalan sesuai jadwal, pastikan jam operasional bisnis sudah diatur dengan benar di profil WhatsApp Business.
Cara Membuat Balasan Cepat di WA Business
Balasan cepat membantu admin menjawab pesan tanpa mengetik ulang kalimat yang sama.
Caranya:
- Buka aplikasi WhatsApp Business.
- Pilih Fitur bisnis.
- Masuk ke menu Balasan cepat.
- Ketuk tombol tambah.
- Tulis isi pesan.
- Buat pintasan, misalnya /harga, /alamat, atau /order.
- Simpan.
Saat membalas pelanggan, ketik tanda /, lalu pilih template balasan cepat yang ingin digunakan.
Contoh Balasan Cepat untuk Bisnis
Daftar harga
“Halo, berikut daftar harga produk kami: [isi daftar harga]. Untuk order, silakan kirim nama produk dan jumlah pesanan.”
Cara order
“Untuk pemesanan, silakan kirim format: Nama, Produk, Jumlah, Alamat, dan Metode Pembayaran.”
Alamat toko
“Alamat toko kami: [isi alamat lengkap]. Jam buka Senin-Sabtu pukul 09.00-17.00 WIB.”
Info pengiriman
“Kami melayani pengiriman via kurir instan dan ekspedisi. Ongkir menyesuaikan alamat tujuan.”
Tips Membuat Pesan Otomatis yang Efektif
Gunakan kalimat yang singkat, jelas, dan ramah. Hindari pesan terlalu panjang karena pelanggan biasanya ingin jawaban cepat.
Cantumkan informasi penting seperti jam kerja, estimasi waktu balasan, cara order, atau tautan katalog jika ada. Perbarui pesan secara berkala jika ada perubahan harga, jam operasional, promo, atau kebijakan layanan.
Untuk panduan umum penggunaan WhatsApp Business, Anda juga bisa mengunjungi halaman resmi WhatsApp Business dan Pusat Bantuan WhatsApp.
FAQ Cara Kirim Pesan Otomatis di WA Business
Apakah WA Business bisa mengirim pesan otomatis?
Bisa. WA Business memiliki fitur pesan salam dan pesan di luar jam kerja yang dapat dikirim otomatis kepada pelanggan.
Apakah balasan cepat termasuk pesan otomatis?
Balasan cepat bukan pesan otomatis penuh. Fitur ini berupa template jawaban yang dipilih manual oleh admin saat membalas chat.
Apakah fitur pesan otomatis WA Business gratis?
Aplikasi WhatsApp Business dapat digunakan gratis untuk bisnis kecil, termasuk fitur pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan balasan cepat.
Kenapa pesan otomatis WA Business tidak terkirim?
Penyebabnya bisa karena koneksi internet tidak aktif, jadwal pesan belum sesuai, pengaturan penerima belum tepat, atau aplikasi belum berjalan normal.
Apakah pesan otomatis cocok untuk toko online?
Ya. Toko online bisa memakai pesan otomatis untuk menyambut pelanggan, memberi info jam kerja, menjawab pertanyaan umum, dan mempercepat proses order.
Kesimpulan
Cara kirim pesan otomatis di WA Business cukup mudah melalui menu Fitur bisnis. Anda bisa mengaktifkan pesan salam, pesan di luar jam kerja, dan membuat balasan cepat untuk pertanyaan yang sering diajukan pelanggan.
Dengan pengaturan yang tepat, WhatsApp Business dapat membantu bisnis terlihat lebih responsif, profesional, dan siap melayani pelanggan kapan saja.